Ako vybrať účtovný program

Keď začnete vyberať účtovný program, nenechajte sa zmiasť, dosť často sa mu hovorí ekonomický systém, ekonomický software a podobne. A zistíte, že sú väčšinou ponúkané v rôznych variantoch. Ktorý variant bude ten pravý pre Vašu firmu? Veľkú úlohu zohráva to, aká veľká je tá firma alebo aká je jej právna forma. Je jasné, že niečo iné chce od programu účtovná firma a niečo iné zase predajca kníh.

Ak ste živnostník alebo drobný podnikateľ a jazdíte skoro so všetkým k svojej účtovníčke, bude Vám stačiť zjednodušená verzia, ktorá je o poznanie lacnejšia, tak ako mne. Ak ale podnikáte vo veľkom a máte viac zamestnancov, budete už pravdepodobne potrebovať program na podvojné účtovníctvo a vyhovie Vám nákladnejšia a funkciami nabitá verzia.

Všeobecne začínajú ceny účtovného programu na hranici 70 €. Pri variantoch, ktoré podporujú účtovníctvo, sa môžu vyšplhať i na stovky.

Nerozhodujte sa ale iba podľa ceny. Pri výbere účtovného programu myslite na to, že ho kupujete na niekoľko rokov dopredu.

Čo vziať do úvahy?

• Aká veľká je moja firma?
• Bude mi stačiť jednoduchého účtovníctvo alebo už musím viesť podvojné účtovníctvo? Alebo sa mi bude hodiť jedno i druhé?
• Koľkým firmám chcem v programe viesť účtovníctvo?
• Patrím medzi platcov DPH alebo nie?
• Aký veľký objem údajov budem spracovávať? (napr. počet faktúr za rok)
• Koľko užívateľov bude s účtovným programom pracovať?

Teraz prichádza na rad to najdôležitejšie: funkčnosť účtovného programu. Pozrite sa, čo jednotlivé ekonomické softwary dokážu a povedzte si, bez čoho sa nezaobídete. Je naozaj dôležité, aby Vás nový účtovný program obsahoval všetky Vami požadované funkcie, ale aby Vás na druhej strane nezasypal funkciami, ktoré vôbec nevyužijete.

Ja som chcel hlavne adresár, fakturáciu a peňažný denník. Páči sa mi, že mi môj účtovný program umožňuje posielať faktúry cez internet. Taktiež umožňuje elektronickú komunikáciu s úradmi. Nedám dopustiť ani na to, že si môžem ľubovoľne upravovať tlačové zostavy.

Ak bude v programe pracovať viac ľudí, hľadajte taký, ktorý Vám umožní detailne nastavovať jednotlivým užívateľom prístupové práva. A pokračovať by som mohol ešte ďalej ...

Nikdy nepodceňujte zákaznícku podporu, ktorú Vám dodávateľ ekonomického softwaru ponúka. Zvoľte taký účtovný program, ktorý je pravidelne aktualizovaný a včas reaguje na novinky v legislatíve.

Zistite si taktiež, či výrobca programu svojim zákazníkom ponúka telefonickú alebo e-mailovú podporu. Tá je podľa mňa dosť dôležitá.

Keď si neviem dať rady, môžem sa kedykoľvek pozrieť do príručky alebo si nájdem informácie priamo v pomocníkovi programu a v FAQ na internete. POHODA má na webe svoje videonávody, v ktorých sú ukázané rôzne postupy. Viem, že STORMWARE ponúka i školenia. No ja na to vysedávanie niekde v učebni moc nie som, ale určite sa niekomu z Vás môže táto ponuka hodiť.

Myslite proste pri výbere účtovného programu i na to, aké ďalšie výhody od výrobcu softwaru získate.

Určite sa spýtajte svojich známych, ktorí už v nejakom účtovnom programe pracujú.

Niečo do seba majú i užívateľské recenzie na internete. Všimli ste si, že tam ale píšu často len ľudia, čo sú s niečím nespokojní? I keď to nie je pravidlom. Zo svojich skúseností ale viem, že spokojný užívateľ nemá potrebu niekam písať. Majte taktiež na pamäti, že väčšina recenzií má všeobecný charakter a nezohľadňujú prostredie Vášho podnikateľského pôsobenia.

Viac Vám podľa môjho názoru poradia odborné časopisy a internetové stránky o účtovníctve. Mňa napríklad zaujal i online katalóg Firmy POHODA, kde som na jednom mieste hneď videl, kto všetko s POHODOU pracuje.

Osobne som pri výbere účtovného programu vzal do úvahy i to, ako dlho má firma na trhu tradíciu. Proste, aby to nebola nejaká firma bez mena, ktorá za pár rokov ukončí svoju činnosť. Meradlom pre Vás môže byť napríklad i počet užívateľov alebo pobočka v blízkosti sídla Vašej firmy.

Najlepšie je vyskúšať si program priamo v praxi. Väčšina firiem dnes ponúka zadarmo na stiahnutie demoverziu. Vďaka nej zistíte, ako sa účtovný program ovláda a aké má funkcie. V prípade, ak sa rozhodnete prejsť na platenú verziu, tak by nemal byť problém previesť do nej všetky záznamy, ktoré ste zadali do bezplatnej verzie. POHODA Start umožňuje plnohodnotné vystavovanie faktúr a veľa ďalších funkcií, ktoré Vám na začiatku podnikania môžu prísť vhod. Účtovať tu môžete až do chvíle, než prekročíte povolený počet voľných záznamov.

Po vyskúšaní zostáva už len jedno. Rozhodnúť sa.

Tak nech vyberiete správne!